אף אחד לא מושלם. כשאתה מלהטט עם הרבה לקוחות או רשימת מטלות ארוכה, הודעות דוא'ל מסוימות עלולות לשבת ללא פתיחה בטלפון שלך למשך פרק זמן מביך. למרות שאתה עלול להרגיש בושה, עצבני או מוטרד ברגע שאתה מבין את הטעות שלך, חשוב לתקן את המצב על ידי תקשורת עם האדם המעורב באמצעות תגובה מאוחרת ומתנצלת באימייל.
אם תקשורת כתובה היא לא הצד החזק שלך ואתה מתקשה ליצור את האימייל הזה, אל תיבהל! המצאנו ארבע תבניות תגובה מאוחרת לדוא'ל עבור מצבים שונים, כך שתוכל לקבל קו בסיס כיצד להגיב בהתנצלות כנה ולתכנן להתקדם יחד.
הבסיס
לא משנה מה הסיבה שלך לכתיבת תגובה מאוחרת באימייל, יש כמה עשה ואל תעשה ליצירת הודעה זו.
- זכור את כל המרכיבים הנכונים של תקשורת מקצועית. מטרת המייל הזה היא להתנצל ולהוכיח שאתה עדיין איש מקצוע ששווה לעבוד איתו. יש שורת נושא ישירה וספציפית, התחל בהצדעה מקצועית, הגהה תמיד, הימנע מסלנג סתמי, שמור על טון מקצועי וסיים בחתימת סיום. כאשר יש לך מענה מאוחר, אתה יכול להיראות לא מאורגן ולא מקצועי. הילחם ברעיון הזה עם פתק בנוי היטב ומתחשב שדבק בו כל הסטנדרטים המקצועיים של תקשורת אלקטרונית .
- קבל האשמה היכן שהאשמה מגיעה. לא משנה מה הייתה הסיבה למייל המאוחר - אם היה מקרה חירום אישי או שפשוט שכחת לגמרי - התנצל בכנות על העיכוב. קבלת האשמה הזו תראה שאתה לוקח אחריות על העבודה שלך ולא רק מעביר את האשמה למישהו אחר.
- היו פתוחים וישרים. אם אתה מרגיש בנוח, אתה יכול לשתף את הסיבה לעיכוב שלך. אל תיכנס ליותר מדי פרטים אישיים; במקום לומר שאמך אובחנה כחולה בסרטן, פשוט תגיד שקיבלת חדשות רעות על בן משפחה והיית עסוק בלעזור להם לעבור את התקופה הקשה הזו. כולם יכולים להתייחס לעובדה שבחיים קורים דברים. מתן הצצה קטנה לחייך, מבלי להיות חשוף מדי, יכול לתת להם מושג על מה שעובר עליך, והם יבינו יותר מאיפה אתה מגיע.
- אל תהיה רגשני יתר על המידה. למרות שחשוב להיות כנה עם הלקוח שלך, מכיוון שזה יכול לטפח אמון, יש הבדל בין כנות ל-TMI. לא משנה מה אתה עובר, תקשורת מקצועית היא לא המקום לפרוק את הבעיות שלך. שמור על תגובתך מלוטשת והסר פרטים מיותרים. אתה יכול לומר שחווית אובדן, אבל אל תהיה יותר ספציפי מזה.
- פרט את הצעדים הבאים שלך לגבי מה שאתה מתכנן לעשות קדימה. והכי חשוב, תקן את הפער הזה בתקשורת עם התוכנית המפורטת שלך לגבי האופן שבו אתה מתכוון להניע את הפרויקט קדימה עכשיו לאחר שנתפסת. תן להם לדעת מה השלבים שלך, מה אתה צריך מהם, וכיצד שניכם יכולים לעבוד יחד כדי להחזיר את כל הפרויקט שאתה עובד עליו למהירות.
תקשורת פתוחה וכנה יכולה לפתור כמעט כל בעיה. אימייל מנוסח היטב יכול לעזור לך לחזור למסלול לתיקון הקשר המקצועי הזה.
תבניות תגובה מאוחרת לדוא'ל
1. כשפשוט שכחת להגיב
כולנו אשמים בכך; אתה פותח מייל, מגיב בראש, רשום הערה נפשית כדי להגיב מאוחר יותר , ואז אתה... אף פעם לא מגיב. עד שאתה זוכר, אתה משאיר אותם תלויים במשך שבוע או יותר.
איך להיות משורר טוב יותר
אז איך בונים תגובה כדי שלא תיראה לגמרי לא מקצועי ולא מאורגן?
מקבל -
אני כל כך מצטער שהחזרתי את המייל שלך רק עכשיו. קראתי את האימייל שלך זמן קצר לאחר ששלחת אותו והתכוונתי להשיב באותו ערב. עם כל מה שקורה, זה הלך לאיבוד בדשדוש, ואני מקווה שתסלחו לי על תגובה כה מאוחרת.
לאחר שתתנצל, תוכל להמשיך להגיב למייל שלהם.
2. כאשר החמצת מועד אחרון לפרויקט
לפעמים תגובה איטית למייל עלולה לגרום להחמצת מועד. במקרה זה, אתה צריך לא רק להתנצל, אלא לעבוד יחד עם הלקוח כדי להגיע לציר זמן שונה שיתאים לשני הצרכים שלך. הצעת פתרונות והצעות מצדך תראה שאתה מוכן לפתור בעיות ולהסתגל.
מקבל -
אני מצטער להודיע לך שחלק זה של הפרויקט עדיין לא הושלם ופספסתי את המועד האחרון שלנו. קרה לי אירוע אישי שהשפיע על הזמינות שלי [או] עקב סיבוכים בלתי צפויים, החלק הספציפי הזה של המשימה לקח יותר זמן ממה שהקצבתי קודם לכן בציר הזמן שלנו. אני מצטער על כל סיבוכים שזה עלול לגרום לצידך. אני מאמין שעם מאמץ מסור אצליח לסיים את החלק הזה של הפרויקט עד למועד זה. כדי לחזור למסלול ולעמוד במועד האחרון שלנו, אני מציע שנביא את האדם הזה שיעזור לנו לסיים את הפרויקט.
השתמש בטעות זו כדי להבין את כישורי ניהול הזמן שלך ולחזות בעתיד אם תפספס תאריך יעד. לפעמים החיים קורים ודברים צצים, אבל אם אתה יכול להגיד למישהו לפני המועד החמצה שאתה עשוי להזדקק להארכה, הוא יכול לערבב מהר יותר דברים בצד שלהם כדי שתוכל לעבוד יחד על פתרון.
איך לכתוב קרס טוב למאמר
3. כשאתה חוזר מחופשה
בכל פעם שאתה עומד להיות מחוץ למשרד לכמה ימים, מומלץ להגדיר מענה אוטומטי המפרט מתי תחזור, כיצד ניתן ליצור איתך קשר במקרה חירום, ומי הם יכולים לפנות ב- בינתיים לתגובה מהירה. עם זאת, אם יצאת באופן בלתי צפוי או פשוט שכחת, הנה דרך טובה להגיב להודעות דחופות שנמצאות בתיבת הדואר הנכנס שלך.
מקבל -
תודה רבה על המייל שלך! אני מתנצל על העיכוב בתגובה. הייתי מחוץ למשרד מ[תאריך זה] ועד הבוקר וטיפלתי בעניינים אישיים, אבל עכשיו אני זמין ושמח לענות על שאלתך.
אתה יכול לתת סיבה ספציפית יותר להיעדרותך אם אתה קרוב ללקוח, אבל אתה יכול להישאר מעורפל ככל הדרוש כדי שתרגיש בנוח.
לאחר פתיחה זו, אתה יכול לתת כל מידע המבוקש שהלקוח שלך צריך.
4. כאשר אינך יכול יותר למלא את תנאי הפרויקט
מקרי חירום קורים. בני משפחה חולים בצורה קשה, אדם אהוב נפטר, אתה עובר תאונה ואתה מרותק לבית החולים. לפעמים, החיים מפריעים לעבודה ואתה פשוט לא יכול להשלים פרויקט שהבטחת לסיים.
מדוע דימויים חשובים בשירה
כאשר אתה מאחר להגיב למייל ואתה צריך להגיד להם שאתה לא יכול עוד לקחת על עצמך את הפרויקט, טיפול בנושא בחן ומציע פתרונות היכן שאתה יכול הוא המפתח.
הנה הודעת אימייל לדוגמה שתוכל להתאים כדי להסביר את המצב שלך.
מקבל -
לאחרונה, חוויתי אירוע הרסני בחיי האישיים שהשפיע באופן משמעותי על היכולת שלי לעבוד. עקב אירוע זה, לא אוכל עוד להשלים את הפרויקט שלך כראוי. לעתיד הנראה לעין, החלטתי לקחת חופש כדי לעזור למשפחה שלי, ולא אוכל להשלים אתפּרוֹיֶקט.
במקומי, אני ממליץ בחום לאדם זה לקחת על עצמו את התפקיד. מילאתי אותם בפרטי הפרויקט שלך והעתקתי אותם באימייל הזה כדי ששניכם תוכלו להתחיל לדבר על השלבים הבאים הדרושים בפרויקט. לאדם הזה יש ניסיון רב בתחום ואני חושב שתהנה מאוד לעבוד איתו.
עותק האדם החדש שאתה ממליץ לקחת עליו את התפקיד בדוא'ל כדי שהלקוח שלך יוכל להתחיל מיד לעבוד איתו. פעולה זו תעזור לכולם להתחיל בהקדם האפשרי להמשיך את הפרויקט מאיפה שהפסקת.
כמות העבודה שתצטרך לעשות במעבר הפרויקט תהיה תלויה במידה רבה בסוג העבודה שעשית. אם היית צלם וידאו עצמאי ולא יכול יותר לסקר את האירוע, אתה יכול פשוט ליידע את הפרילנסר החדש על פרטי האירוע וציפיות הלקוח כדי שיוכלו לקחת את הצילום משם. אם אתה מעביר את הפרויקט לאדם אחר בחברה שלך, הוא מקווה שהוא מכיר את תיאור התפקיד שלך ואת הלקוח שהם משתלטים עליו לעת עתה.
שמור על תגובת הדוא'ל המאוחרת שלך כנה
גם אם לקח לך כמה ימים להגיב, הדבר החשוב ביותר שאתה יכול לעשות כדי להציל את הקשר הוא להיות פתוח וכנה עם התקשורת שלך. אנשים מעריכים כנות, והתנצלות אמיתית על העיכוב מעבירה מסר חזק שאתה מוכן לתקן את הטעויות שלך.
נסו בעתיד לזכור שתגובה קצרה עדיפה על שתיקה. אם אין לך זמן לשלוח תגובה מלאה, שלח מייל מהיר שאומר שקיבלת את ההודעה שלהם ומצפה לדבר איתם בפירוט בקרוב. לאחר מכן, הגדר תזכורת בטלפון שלך שתנחה אותך להשיב כשיהיה לך יותר זמן. הידיעה שהם לא נשכחו, אבל אתה באמצע טיפול במשהו אחר, שולחת את המסר שאכפת לך. אל תדחו להגיב; לקחת רק רגע לשלוח הודעה מהירה יכול לעשות עולם של הבדל.
